GESDOC
GESDOC es una aplicación informática destinada a facilitar la gestión de expedientes y REGISTRO DE DOCUMENTOS y ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN INTERNA DE LAS ENTIDADES LOCALES, CUMPLIENDO CON LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS.
Todo ello se realiza MEDIANTE UN MÓDULO DE SEGURIDAD DE CONTROL DE ACCESOS Y USUARIOS.
De esta manera, documentos como la correspondencia del Presidente de la Corporación u otros documentos confidenciales o que por Ley deben de ser protegidos siempre quedarán a salvo.
GESDOC puede resultar útil también a empresas y particulares que deseen un mejor control sobre la documentación interna generada y la intercambiada con el exterior. Los diferentes módulos ofrecidos por GESDOC se exponen en los siguientes apartados :
- 路 CONTROL DE USUARIOS (SEGURIDAD).
- 路 DOCUMENTOS
- 路 REGISTRO DE DOCUMENTOS
- 路 BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS
- 路 AGENDA
CONTROL DE USUARIOS
A ) INTRODUCCIÓN:
Éste es un módulo de gran importancia, pues en él se decidirán los permisos que debe tener cada perfil de usuario. Su estructura en forma de árbol permite que a partir de un perfil ya existente se puedan crear otros nuevos. De modo que, estos últimos tendrán los mismos derechos del perfil del cual dependen, más los que hayamos añadido.
La configuración de un nuevo perfil permitirá tener o denegar el acceso a todos o a algunos de los módulos de la aplicación informática, y tener permisos de lectura o escritura o ambos a la vez dentro de cada módulo de la aplicación.
B) CÓMO ESCOGER LOS PERMISOS:
- Lectura: sólo se podrá visualizar aquel módulo, sin la capacidad de introducir datos, modificarlos o eliminarlos.
- Escritura: se podrá visualizar el módulo marcado e introducir nuevos datos o modificar los ya existentes. La opción de escritura implica la de lectura.
C) MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE REGISTROS DE LOS MODULOS:
A pesar de las opciones que presenta el módulo de configuración de perfiles, el administrador también tiene la posibilidad de decidir si en cada módulo:
- 路 Se permite eliminar registros.
- 路 Se permite modificar registros y, en caso afirmativo, guardar el histSe permite modificar registros y, en caso afirmativo, guardar el histórico.
De modo que por un lado están las posibilidades que tendrá cada usuario según el perfil asignado y por el otro, las características inherentes a cada módulo.
Por ejemplo, a pesar de que un usuario tenga un perfil según el cual puede escribir en el módulo de Registro de documentos, si el Administrador decide que para este módulo no se pueden eliminar elementos, pero sí modificarlos, dicho usuario podrá:
- 路 Leer los registros del módulo de Venta Ambulante.
- 路 Introducir nuevos registros.
- 路 Acceder a antiguos registros y modificar su contenido.
- 路 Pero no podrá eliminar los registros ya existentes.
D) CONFIGURACIÓN DE UN USUARIO:
Gracias a este módulo el administrador decidirá qué usuarios tienen acceso al programa GESDOC y qué perfil debe tener cada uno de ellos para acceder a los datos.
El usuario, se identificará a la entrada del programa mediante el número profesional o de referencia asignada (alias) y por un código alfanumérico o palabra clave que siempre se mostrará en modo oculto (tipo asterisco). El usuario tendrá la posibilidad de variar su contraseña.
También hay la posibilidad de desactivar una cuenta creada y, si es necesario, introducir alguna observación en el campo de Anotaciones.
A continuación se muestra una pantalla de configuración de un nuevo usuario:
En la parte inferior de la pantalla se seleccionará el perfil para dicho usuario. Podemos hacerlo de dos maneras distintas:
E) CONFIGURACIÓN RASTREO USUARIOS.
La configuración del rastreo de usuarios es otra de las opciones de control y seguridad que presenta el programa. En ella, el administrador de la aplicación podrá decidir qué registros se deben guardar en relación a las acciones realizadas por los usuarios. De esta forma siempre sabremos:
- 路¿Quién ha entrado en una ficha?
- 路¿Cuando ha ocurrido tal acción? y finalmente
- 路¿Qué ha consultado?
F) TRAZA USUARIOS.
En el caso de tener la Ficha de Configuración de Rastreo de Usuarios activada podemos ver el listado de registros que se genera en el módulo Traza de Usuarios en el apartado de Administración.
En esta lista podemos apreciar 5 columnas que nos indican:
Éste es un módulo que únicamente mostrará una lista a título informativo.
G) MANTENIMIENTO DE LA BASE DE DATOS (COPIAS DE SEGURIDAD)
La programación de las copias de seguridad depende evidentemente de la política adoptada por el organismo, aun así, se puede asociar a una tarea (el usuario la introducirá en la agenda) que avisará en la fecha o mientras esté pendiente.
DOCUMENTOS
GESDOC permite almacenar toda clase de fichas relacionadas con documentos, así como asignarles diversas características como, por ejemplo, tipo de documento y área a la cual pertenece, tal y como puede verse en la imagen.
En caso de seleccionar instrumentos de planeamiento, convenios urbanísticos o bienes y espacios urbanísticos aparecerá una nueva pestaña en la ventana de documentos.
REGISTRO DE DOCUMENTOS
Con GESDOC es posible hacer constar todos los extremos establecidos por el ordenamiento jurídico de las entidades locales respecto a los registros oficiales de documentos. En el caso de que sea necesario introducir enmiendas a algún documento, la información originalmente introducida queda salvada y aparecerá en los informes detallados del documento. Además, cuando se ha modificado un documento aparece su código marcado en color rojo en la lista de documentos.
Haciendo click sobre cualquier columna de la lista se ordenan los documentos por ese criterio, y si se repite el click se invierte el orden. También es posible realizar una búsqueda de los documentos de manera que sólo se muestren aquéllos que cumplan unas determinadas condiciones y una búsqueda personalizada que permite efectuar las búsquedas con más rapidez.
BÚSQUEDA
GESDOC permite hacer una búsqueda por título de los documentos de manera que aparezca un listado de todos los documentos que están registrados. Esta búsqueda puede hacerse de forma manual o de forma automática, en ambos casos aparecerá el listado en forma de árbol del total de documentos, tal y como muestra la imagen.
AGENDA
Mediante el módulo Agenda, GESDOC nos permite asignar tareas a los documentos ya creados y recibir avisos de las tareas que estén pendientes.
